A fórmula do Fator R explicada
A fórmula do Fator R está definida no art. 18, § 24 da LC 123/2006 e regulamentada pela Resolução CGSN 140/2018. Ela é simples:
| Componente | Definição | Onde encontrar |
|---|---|---|
| Folha de Pagamento (FP) | Soma de pró-labore + salários + encargos dos últimos 12 meses | SEFIP/eSocial / Folha contábil |
| Receita Bruta (RB) | Soma de todas as NFS-e emitidas nos últimos 12 meses | DAS / Livro Caixa / ERP |
| Fator R | FP ÷ RB × 100 | Calculado no PGDAS-D |
| Resultado ≥ 28% | Anexo III — alíquota inicial 6% | — |
| Resultado < 28% | Anexo V — alíquota inicial 15,5% | — |
💡 Dica PleniHub: O PGDAS-D (sistema da Receita Federal para apuração do Simples) calcula o Fator R automaticamente quando você informa o valor da folha. Mas é fundamental que o valor informado esteja correto — erros aqui resultam em tributação errada e possível autuação.
O que entra na folha de pagamento (e o que não entra)
Este é o ponto onde mais ocorrem erros. A folha de pagamento para fins do Fator R inclui:
- ✓Pró-labore bruto dos sócios (valor antes do desconto do INSS)
- ✓Salários brutos de todos os empregados registrados
- ✓INSS patronal (20% sobre pró-labore e salários)
- ✓FGTS (8% sobre salários dos empregados)
- ✓Provisão de férias + 1/3 constitucional
- ✓Provisão de 13º salário
- ✓Contribuição ao RAT/FAP (quando aplicável)
- ✓Salário-educação e contribuições a terceiros (SENAC, SESC, etc.)
O que não entra na folha para fins do Fator R:
- ✓Distribuição de lucros (não é folha, é retirada de sócio)
- ✓Reembolso de despesas
- ✓Pagamentos a prestadores de serviço PJ (notas fiscais de terceiros)
- ✓Benefícios não tributáveis (vale-alimentação dentro do limite legal)
- ✓Indenizações rescisórias (aviso prévio indenizado, FGTS multa 40%)
⚠️ Atenção: Muitos médicos confundem distribuição de lucros com pró-labore. A distribuição de lucros não entra na folha para fins do Fator R. Apenas o pró-labore — que deve ser declarado formalmente em folha e ter INSS recolhido — conta para o cálculo.
Passo 1: Levantar a folha dos últimos 12 meses
Para calcular o Fator R do DAS de fevereiro/2026, você precisa da folha de fevereiro/2025 a janeiro/2026. Solicite ao seu contador o relatório de folha de pagamento acumulada desse período, contendo:
- ✓Pró-labore bruto mensal de cada sócio
- ✓INSS patronal mensal (20% sobre pró-labore)
- ✓Salários brutos de empregados (se houver)
- ✓FGTS mensal de empregados
- ✓Provisões mensais de férias e 13º
Some todos esses valores dos 12 meses. Esse é o numerador da fórmula.
Passo 2: Levantar a receita bruta dos últimos 12 meses
A receita bruta é a soma de todas as notas fiscais de serviço emitidas nos últimos 12 meses. Você pode encontrar esse valor:
- ✓No extrato do PGDAS-D (Simples Nacional) — coluna "Receita Bruta"
- ✓No livro caixa ou relatório de faturamento do seu sistema de gestão
- ✓Na declaração DEFIS (entregue anualmente)
- ✓Nas NFS-e emitidas na prefeitura (portal ISS)
💡 Dica PleniHub: Use sempre a receita bruta de competência (mês em que o serviço foi prestado), não de caixa (mês em que o dinheiro entrou). Isso evita distorções no cálculo do Fator R.
Passo 3: Calcular e interpretar o resultado
Com os dois valores em mãos, aplique a fórmula:
| Etapa | Operação | Exemplo |
|---|---|---|
| 1. Folha 12 meses | Soma de pró-labore + encargos | R$ 72.000 |
| 2. Receita 12 meses | Soma das NFS-e emitidas | R$ 240.000 |
| 3. Fator R | R$ 72.000 ÷ R$ 240.000 × 100 | 30% |
| 4. Resultado | 30% ≥ 28% → Anexo III | DAS: 6% = R$ 1.200/mês |
Exemplos práticos: 3 cenários reais
Veja como o Fator R se comporta em três perfis típicos de consultório médico no Vale do Paraíba:
| Perfil | Faturamento/mês | Pró-labore/mês | Fator R | Anexo | DAS/mês | Economia vs V |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Clínico geral solo | R$ 15.000 | R$ 4.200 | 28% | III (6%) | R$ 900 | R$ 1.425/mês |
| Especialista com recepcionista | R$ 25.000 | R$ 5.000 + R$ 2.400 folha | 29,6% | III (6%) | R$ 1.500 | R$ 2.375/mês |
| Médico com pró-labore baixo | R$ 20.000 | R$ 1.500 | 7,5% | V (15,5%) | R$ 3.100 | — (pagando mais) |
O terceiro cenário é o mais comum que encontramos: médico com pró-labore mínimo para "economizar INSS", mas pagando R$ 3.100/mês de DAS quando poderia pagar R$ 1.200 — uma diferença de R$ 22.800/ano.
Erros mais comuns no cálculo
- ✓Usar distribuição de lucros como se fosse pró-labore no cálculo
- ✓Não incluir o INSS patronal na folha (subestima o numerador)
- ✓Usar receita de caixa em vez de receita de competência
- ✓Calcular apenas 1 mês em vez dos 12 meses acumulados
- ✓Não atualizar o valor da folha no PGDAS-D mensalmente
- ✓Considerar recebimentos de planos de saúde com competência errada
⚠️ Atenção: Se o seu contador nunca apresentou o cálculo do Fator R e você está no Simples Nacional há mais de 12 meses, há grande chance de você estar pagando Anexo V quando poderia estar no Anexo III. Solicite uma revisão tributária dos últimos 5 anos — é possível recuperar valores pagos a mais.
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Referências legais (fontes oficiais)
⚠️ Aviso Legal: Este artigo tem caráter exclusivamente educativo e informativo. As simulações apresentadas utilizam premissas fixas e não substituem análise individualizada. A PleniHub recomenda sempre a consulta com contador habilitado (CRC ativo) antes de qualquer decisão tributária, societária ou fiscal. Valores, alíquotas e prazos podem variar conforme legislação municipal, estadual e federal vigente.